Neue Regelung zur Arbeitszeiterfassung

Potrait von Rechtsanwalt Simon Schnetzler

Autor:     Simon Schnetzler
Datum:   18. März 2016

Hinweis: Dieser Artikel wurde erstmals im Newsletter 2016/1
von Legis Rechtsanwälte AG veröffentlicht.

Einführung

Seit dem 1. Januar 2016 ist die revidierte Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) in Kraft getreten. Der folgende Artikel erklärt die wichtigsten Änderungen.

Ausgangslage

Das schweizerische Arbeitsrecht wird nicht nur durch das Obligationenrecht reguliert, sondern durch zahlreiche weitere Erlasse, vornehmlich zum Schutz der Arbeitnehmer. Zentral ist in diesem Bereich das Arbeitsgesetz.

Dem Gesetz unterstehen Arbeitsorganisationen, in denen ein oder mehrere Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerinnen vorübergehend oder dauernd beschäftigt werden. Die Definition ist damit ausgesprochen weit gefasst und ein grosser Teil der Schweizer Betriebe fällt in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes.

Es gibt nur wenige Fälle, in welchen das Arbeitsgesetz nicht anwendbar ist. So werden z.B. die öffentlichen Betriebe vom Arbeitsgesetz nicht erfasst, und einzelne Personengruppen wie z.B. höhere leitende Angestellte werden vom persönlichen Anwendungsbereich ausgenommen.

Die überwiegende Mehrheit der Betriebe und deren Angestellte fallen allerdings unter das Gesetz und die entsprechenden Vorschriften sind somit einzuhalten.

Erfassen der Arbeitszeit

Das Arbeitsgesetz und die ausführende Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz verpflichten Arbeitgeber, den Arbeitsämtern während fünf Jahren auf Verlangen dokumentierte Auskunft über die Arbeitszeit zu geben (Artikel 46 Arbeitsgesetz und Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz). Dies beinhaltet nicht nur Auskunft über die Dauer der Arbeitszeit, sondern auch über deren Beginn und Ende sowie über Pausen von mehr als einer halben Stunde. Gleichermassen sind Ruhetage und Lohn- / Zeitzuschläge zu dokumentieren. Die Verordnung regelt im genannten Artikel sehr detailliert, welche Informationen zu erfassen und zu dokumentieren sind.

Form der Erfassung

In welcher Form die Zeit erfasst werden soll wird vom Gesetz hingegen nicht festgelegt. Neben der Stempeluhr kann die Arbeitszeit beispielsweise auch über das IT-Login als Zeitpunkt des Arbeitsbeginns erfasst werden. Möglich ist sodann die Definition eines allgemeinen Arbeitszeitmodelles, wobei nur noch individuelle Abweichungen erfasst werden. Schliesslich ist auch eine von Hand geführte Excel-Tabelle ein Weg, der Dokumentationspflicht nachzukommen.

Weisungen des SECO

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt ungeachtet moderner Arbeitszeitmodelle wie Gleitarbeitszeiten oder der stark verbreiteten “Vertrauensarbeitszeit”. Bei letzterer verzichtet der Arbeitgeber auf eine Aufzeichnung der Arbeitszeit und stellt die Erledigung der Aufgaben in den Vordergrund. Der Bundesrat sprach deshalb bei der Arbeitszeiterfassung von einer “Diskrepanz zwischen den gesetzlichen Vorgaben und der Realität des Arbeitsalltags”. Auf gut Deutsch: Viele Unternehmen halten die Vorschriften zur Dokumentation der Arbeitszeit nicht ein. Mit den Neuerungen sollen deshalb – so wenigstens nach Intention des Bundesrates – die Modalitäten der Arbeitszeiterfassung flexibler ausgestaltet werden.

Verzicht auf Erfassung

Die angepasste Verordnung ermöglicht es dem Arbeitgeber nun, unter sehr engen Voraussetzungen auf die Arbeitszeiterfassung zu verzichten. Voraussetzungen für einen Verzicht sind kumulativ:

  • Vertragliche Grundlage in einem Gesamtarbeitsvertrag
  • Grosse Arbeitszeitautonomie (über 50% frei bestimmbar)
  • Bruttosalär über CHF 120’000
  • Individuelle Verzichtserklärung des Arbeitnehmers

Der Arbeitgeber kann sich in einem solchen Fall von der Pflicht zum Erfassen der Arbeitszeit befreien. Nichtdestotrotz muss er diese Bedingungen belegen und hat bei einer Anfrage der Kontrollbehörden folgende Unterlagen zu präsentieren:

  • Anschluss bzw. Anwendbarkeit eines GAVs mit entsprechender Klausel
  • Verzeichnis mit den Lohnangaben der verzichtenden Arbeitnehmer
  • Individuelle Verzichtserklärung des Arbeitnehmers

Vereinfachte Erfassung

Neben einem vollständigen Verzicht wird auch die sogenannte vereinfachte Erfassung ermöglicht. Die Voraussetzungen dafür sind:

  • Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmervertreter bzw. individuellen Arbeitnehmer bei Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitern
  • Grosse Arbeitszeitautonomie (über 25% frei bestimmbar)

Bei der vereinfachten Erfassung ist der Arbeitgeber nur noch verpflichtet, die Gesamtdauer der täglich geleisteten Arbeit (ohne Pausen etc.) zu dokumentieren. Entsprechend hat er gegenüber den Behörden lediglich folgende Unterlagen zu präsentieren:

  • Gesamtdauer der täglich geleisteten Arbeit
  • Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung oder mit dem individuellen Arbeitnehmer

Würdigung

Ein Verzicht bzw. eine Vereinfachung der Arbeitszeiterfassung ist auch nach der Revision nur in sehr engen Grenzen möglich. Insbesondere das Erfordernis einer Grundlage in einem Gesamtarbeitsvertrag dürfte die Einführung eines vollständigen Verzichts erschweren. Die volle Dokumentationspflicht wird damit weiterhin für den grössten Teil der Arbeitnehmer seine Geltung haben.

Die Vereinfachung ist sodann nur auf den ersten Blick eine solche. Tatsächlich bleibt der Arbeitgeber nämlich auch bei einem Verzicht oder bei einer vereinfachten Erfassung zur grundsätzlichen Einhaltung der Arbeitszeiten verpflichtet. Der Bundesrat hat explizit erklärt, dass auch für Arbeitnehmer ohne oder mit vereinfachter Arbeitszeiterfassung die Grundsätze des Arbeitsgesetzes weiterhin gelten. In den genannten Fällen wird nämlich keine Vereinbarung über die Arbeitszeit getroffen, sondern lediglich deren Erfassung geregelt. Der Arbeitnehmer hat damit weiterhin die Möglichkeit, die Überzeit geltend zu machen. Das bedingt, dass er diese seinerseits dokumentieren und nachweisen kann. Dem Arbeitgeber hingegen fehlt es nun mangels Dokumentation an einer Grundlage, solche Ansprüche zu prüfen oder generell zu kontrollieren. Die zuweilen schwierige Abgrenzung zwischen Normalarbeitszeit und Überstunden bzw. Überzeit ist nicht gelöst und Diskussionen bei Unklarheiten sind sehr wahrscheinlich.

Angesichts der Tatsache, dass die Revision lediglich die Erfassung der Arbeitszeiten erleichtert hat, nicht aber die Arbeitszeiten selbst regelt, und dass zudem sehr hohe Anforderungen an die Erleichterung der Zeiterfassung gestellt werden, stellt sich doch die Frage, ob diese Änderungen von der Praxis aufgenommen werden. Von einer pragmatischen, flexiblen Lösung ist die Revision weit entfernt. Die Revision dürfte damit wohl ohne Halt auf dem Boden der Realität zur nächsten Revisionswolke weiterfliegen….